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廊坊师范学院档案工作规范
发布时间:2018年04月24日  点击数:
廊坊师范学院
档案立卷归档工作规范
 
根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等文件规定,结合学校实际,特制定本工作规范。
一、归档工作基本原则
(一)在党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属学校档案。
(二)学校档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
(三)严格执行文件材料形成部门和课题组归档制度。各类文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各部门各单位的计划、规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理,即:在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
(四)各归档单位要明确一位负责人分管本单位(部门)档案工作,并确定相应的兼职档案人员,认真做好本单位(部门)各类档案的收集、整理、归档工作。
二、归档范围的确定
(一)确定原则:
1、归档的各类文件材料必须对社会和学校当前与长远建设和发展具有
参考作用、凭证作用和研究价值。
2、必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系。
(二)立卷归档范围
凡是反映我校教学、科研、党政管理等各项活动并具有查考利用价值的各种文件材料均属归档范围。
 1、党群类:各党群工作部门在其工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。
 2、行政类:各行政管理部门在其工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。
 3、教学类:学生工作部门、教学管理部门、学科建设管理部门和招生与就业部门在学生管理、教学管理、教学实践活动及招生与就业工作中形成的具有保存价值的文件材料。
 4、科研类:科研管理部门、单位、个人在科研管理和科研实践中形成的具有保存价值的文件材料。
5、基建类:基建管理部门在基建管理和工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料。
6、设备类:仪器设备管理、购置、安装、改造、维修过程中以及使用单位使用过程中形成的具有保存价值的文件材料。
 7、出版类:编辑部门在报、刊、书等出版管理和出版过程中形成的具有保存价值的文件材料及报、刊、书等。
 8、外事类:外事管理部门及相关部门在外事管理和外事活动中形成的具有保存价值的文件材料。
 9、财会类:财务管理部门及相关部门在财务管理和会计核算过程中形成的具有保存价值的文件材料及报表、帐簿、凭证等。
10、声像类:与声像形成有关的部门,声像管理和声像载体材料制作过程中形成的具有保存价值的文件材料及照片(底片)、影片、
幻灯片、缩微胶片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。
以上各类文件材料的详细归档范围见该类档案归档范围及保管期限表。各部门、各单位必须按规定收集、整理,向档案馆移交,任何单位或个人不得据为己有。
三、不归档范围
(一)上级机关文件
1、上级机关任免、奖惩非本院人员的文件。
2、上级机关普发供参阅不办的文件材料。
3、上级机关发来临时性、事务性的文件。
4、上级机关发来供工作参考的抄件。
5、上级机关征求意见未定稿的文件。
(二)本校的文件材料
1、重份文件。
2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
3、未经会议讨论,未经领导审阅签发的未生效文件,电报草稿及一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿。
4、无特殊保存价值的信件,一般性询问、建议、意见、人民来信。
5、各部门互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文,介绍信等。
6、本校负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件料。
7、为参阅目的从各方面收集的文件材料。
(三)同级机关和非隶属机关的文件材料
1、参加同级机关或非隶属机关召开的会议形成的不需要贯彻执行的无查考价值的文件材料。
2、同级机关或非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
四、档案的收集
 (一)收集范围
 学校在教学、科研、管理等各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像载体的文件材料。
1、党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等十大类文件材料。
2、反映学校工作活动的有保存价值的声像载体材料。
3、校内个人在其非院内职务活动中形成的具有保存价值的文件材料。
4、学院合并前的各院校档案。
 (二)归档分工
 (1)部门、课题组归档是高等学校档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确、协同配合。
 (2)全校性、综合性的文件材料,分别由党委办公室、校长办公室归档。其余文件材料由各职能部门按相应门类归档。
 (3)归档工作涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他单位则向他们集中。
 (三)归档的质量要求
  1、各门类档案归档的原则是:遵循文件材料的形成规律,保持文件材料的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
  2、归档文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料质地优良,利于长期保存。
  3、归档文件一般以每份文件为一件,按问题、时间或重要程度排列,并注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
  4、专题性、成套性文件材料(教学、科研、基建、设备、出版类)按阶段、结构、部件等分别归档。
5、在充分照顾前述原则和不影响文件材料有机联系的前提下,同一内容的归档文件区分不同保存价值,按永久、长期(30年)、短期(10年)归档。
(1)凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、社会、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;
(2)凡反映学校一般工作活动,在长时期内对学校和社会有查考用价值的,列为长期保管;
(3)凡在短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。
 6、以事立卷,一事一卷。归档文件一般以每份文件为一件, 按文件形成的自然规律立卷,在立卷时按照某件事、一个问题、一次会议、一项工程、一起案件、一种活动或同类同性事件中文件材料形成的先后顺序和内在联系排列组卷。若解决一个具体问题形成的是单份文件,就按单份文件组卷;若形成的是一组文件,就按文件形成的先后顺序和文件与文件之间的联系排列组卷。
 7、图文案卷的文件排列要求:文字材料在前,图样在后;图纸按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定排列。
 8、卷内文件材料的页码编制,无论单面或双面,只要有文字的,均应依次在非装订线一侧的下角编排页号;不装订的案卷不编页号。应在每份文件材料的封面右上方加盖标准专用的戳记,并逐一填写。
9、要去掉卷内文件材料上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的要复制并与原件放在一起。
10、归档的案卷材料、各种表格、卡片的内容、规格、用纸要统一。
(四)归档时间和手续
 1、党、政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。
 2、教学部门和能按教学年度归档的部门在次年寒假前归档。
 3、科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月归档。
 4、随时接收上级规定应接收的档案。
 5、接收档案必须履行手续、填写交接明细单一式两份,写明归档标题,归档数量、交接时间,交接双方要签名盖章。
五、档案的整理
 (一)档案的分类、编号、排架
 1、档案分类是在文件收集齐全的基础上,按一定的原则和属性划分类别。
 2、编号是按档案产生的领域范畴,结合记述的内容性质,依据《中国档案分类法教育档案分类表》以字符形式赋予档案的一组代码。
 3、档案实体按自然年度或教学年度顺序编号排架。
 (二)档案检索工具的编制
 1、归档目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的编号。
2、从实际出发逐步编制配套的其他检索工具,分类目录、专题目录、文件索引等。
附:廊坊师范学院各类档案归档范围及保管期限
 
 
  二〇一七年五月五日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
廊坊师范学院各类档案归档范围及保管期限
一、廊坊师范学院党群类档案归档范围及保管期限表
DQ11  党务综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料,如:指示、决定、规定等(如文件是针对本校的,则永久保存)
长期
2
学校党委会、常委会、常委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久
3
党委工作计划、报告(包括调查报告)总结(包括经验总结)
永久
4
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
5
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
永久
6
学校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;侯选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等
永久
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
长期
(3)参考文件;工作人员名单;工作证、代表证、列席证及选票式样
短期
7
以党委名义召开的工作会议材料
永久
8
学校党委和上级党委调查、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
9
学校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿
永久
10
党委工作简报、大事记
永久
11
党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
党群系统重要统计材料
永久
13
党委保密、秘书工作的有关文件
长期
14
重要的群众来信来访及处理材料
长期
15
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
长期
16
总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
长期
17
总支、直属支部党建工作及有关材料
长期
18
总支、直属支部人员奖励及有关材料
长期
 
DQ12   纪检
序号
类目名称
保管期限
1
上级纪委关于纪检工作的文件
长期
2
纪委工作规章制度
长期
3
纪委工作计划、报告、总结调查材料及重要统计报表
永久
4
纪委会议记录
长期
5
党员处分、复查材料
长期
6
群众来信来访及处理意见
短期
 
DQ13   组织
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
长期
2
学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
永久
3
学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
4
落实政策的有关材料
长期
5
副处级以上干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)
永久
6
副处级以上干部名册
永久
7
总支、直属支部改选报告、审批材料
永久
8
总支、直属支部委员名册
长期
9
党员名册、党内统计年报表
永久
10
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件
永久
11
发展新党员、预备党员转正的名册
长期
12
上级关于党校工作的文件
长期
13
党校工作计划、总结、学员名单
长期
 
DQ14   宣传
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于宣传工作的文件
长期
2
学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
3
教职工思想工作动态及调查材料
长期
4
理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
5
反映学校重大活动的剪报及图表
永久
DQ15   统战
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于统战工作的文件
长期
2
学校统战工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
4
学校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料
永久
5
台、港、澳和侨务工作材料
长期
6
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
7
统战工作重要会议记录
长期
DQ16    学生工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关学生思想政治工作的文件
长期
2
学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
3
学生工作部、学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
4
学生思想政治工作典型调查材料和统计报表
长期
5
关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
长期
6
各二级学院学生政治工作人员名单
长期
DQ17   武装、军训
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于武装、人防、民兵、军训工作的文件
长期
2
武装部职责范围、规章制度
长期
3
武装部工作计划、总结、调查报告
长期
4
武装部统计报表
长期
5
复、转、退、军烈属名册
长期
DQ18   工会
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关工会工作的文件
长期
2
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计报表
永久
3
会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)
长期
4
表彰工会先进集体和个人的材料、名单
长期
5
处分会员的有关材料
长期
6
工会委员会会议记录、纪要
长期
7
基层工会干部名册
长期
8
会员名册
长期
9
妇女工作材料
长期
10
学校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
长期
 
DQ19   团委
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于共青团工作的文件
长期
2
学校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通知的文件)
永久
3
学校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件
永久
4
团委工作计划、报告、总结及规章制度
永久
5
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
长期
6
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
长期
7
处分团员的材料及复查材料
长期
8
批准入团、离团材料及名单
长期
9
团干部名单
长期
10
团员名单
长期
11
团委会议记录
长期
12
学生会文件材料
长期
13
学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长期
14
各分团委、团总支的有关材料
长期
15
研究生会的有关材料
长期
16
团委牵头进行的重大活动的有关材料
长期
17
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
长期
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件一:
廊坊师范学院党群类档案二级类目代号简表
 DQ
11    党务综合
        分党委、总支、直属支部综合材料入此
 12    纪检
 13    组织
 14    宣传
 15    统战
        民主党派材料入此
 16   学生工作
        学生思想政治工作入此
 17    武装、军训
 18    工会
       妇女工作入此
 19   团委
        学生社团材料入此
 
 
 
 
 
 
 
 
二、廊坊师范学院行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11   行政综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
长期
2
性的规章制度
永久
3
学校年度、学年工作计划、报告、总结
永久
4
校长办公会、校长书记碰头会会议记录、纪要
永久
5
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永久
6
全校性的工作会议、座谈会文件
长期
7
学校领导在会议上的重要讲话和参加校外会议发言稿
长期
8
学校教育事业规划、计划及上级批复
永久
9
评估材料
永乐
10
教职工代表大会文件材料
长期
11
学校向上级的请示及批复
永久
12
学校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)
长期
13
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
14
学年报表和综合统计报表
永久
15
启用印章的文件及印模
永久
16
学校历史沿革、情况介绍
永久
17
大事记
永久
18
简报、信息、动态等
长期
19
校史工作材料
永久
20
校友工作材料
长期
21
校庆工作材料
长期
22
群众来信来访文件材料
长期
23
有关计划生育工作的文件材料及独生子女保险名册
长期
24
普选工作材料
短期
25
上级有关学校及各部门、各单位的来文
长期
26
各部门、各单位会议记录、纪要、简报
长期
27
各部门、各单位工作计划、总结、报告
长期
28
各部门、各单位开展各种学术活动的文件
长期
29
各部门、各单位与国内单位协作的材料
长期
30
各部门、各单位统计年报及重要资料
长期
 
XZ12   人事
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关人事工作的文件
长期
2
本校人事工作的规章制度
长期
3
人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
永久
4
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
5
关于学校内机构设置、变化的文件材料
永久
6
人事处权限内的干部任免文件及名册
永久
7
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
长期
8
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
长期
9
教职工动态月报
长期
10
人事统计报表
永久
11
教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表
永久
12
教研科、研究科正副主任名册
长期
13
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表)
长期
14
教职工工资调整材料、名册
长期
15
教职工转正定级材料
长期
16
教职工校内调动材料
长期
17
教职工录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)
长期
18
教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)
长期
19
教职工援外和支援边远地区材料
短期
20
教职工退职、离职和出国的有关材料
长期
21
教职工离休、退休的有关材料
长期
22
教职工退休后重新工作的材料
长期
23
教职工福利工作
长期
24
教职工商调函件
长期
25
使用临时工有关材料
长期
26
人民来信来访材料
长期
 
XZ13   监察
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关监察工作的文件
长期
2
学校监察工作的规章制度
长期
3
监察工作计划、总结、调查报告
长期
4
监察工作统计年报及重要报表
长期
XZ14   审计
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关审计工作的文件
长期
2
学校审计工作的规章制度
长期
3
审计工作计划、总结、审计报告、审计决定
长期
4
审计工作统计年报及重要报表
长期
 
XZ15   离退休
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关离退休工作的文件
长期
2
学校离退休工作的规章制度
长期
3
学校关于离退休工作计划、总结、报告及报表
永久
4
离退休工作简报
长期
XZ16   安全保卫
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关公安保卫工作的文件
长期
2
学校安全保卫工作的规章制度
长期
3
学校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
永久
4
学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
长期
5
学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
长期
6
要害部门的保卫、消防工作
长期
XZ17   后勤
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关后勤工作的文件
短期
2
后勤管理处及各科规章制度
长期
3
后勤工作计划、报告、调查材料
长期
4
爱国卫生工作计划、总结、规定、通知等文件
长期
5
车辆管理的有关文件材料
短期
6
校园绿化工作的有关材料
短期
7
上级有关膳食工作的文件
短期
8
膳食工作各项规章制度
长期
9
膳食工作计划、报告、总结、调查材料
长期
10
上级有关校医院工作的文件
短期
11
医院规章制度
长期
12
学校医院工作计划、报告、总结、调查材料
长期
13
公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
长期
14
师生员工健康状况调查材料及统计表
永久
 
XZ18   图书、情报
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关图书、情报工作的文件
长期
2
图书管理规章制度
长期
3
图书、情报工作计划、报告、总结
长期
4
图书、情报概况、发展规划、藏书目录、统计年报
永久
 
XZ19   档案
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关档案工作的文件
长期
2
档案规章制度
长期
3
档案工作计划、报告、总结
长期
4
档案统计及年报
永久
5
档案工作指南、全宗介绍
永久
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件二:
廊坊师范学院行政类档案二级类目代号简表
XZ
 11    行政综合
        学院评估、教代会、校史和各单位综合材料入此
 12    人事
 13    监察
 14    审计
 15    离退休
 16    安全 保卫
 17    后勤
 18    图书、情报
 19    档案
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
三、廊坊师范学院教学类档案归档范围和保管期限表
JX11   综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级下达的有关教学工作的文件材料
长期
2
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永久
3
学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
永久
4
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长期
5
非学历教育的培训班、进修班材料
长期
6
统计报表
永久
7
学生运动会材料
长期
JX12   学科建设
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关学科、专业设置文件材料
长期
2
学科、专业论证、评估、申报、审批材料
永久
3
重点学科、专业建设材料
永久
4
学科、专业建设计划、总结材料
长期
5
学科、专业建设统计报表
永久
JX13   招生
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关招生工作的文件材料
长期
2
招生计划、规定、生源计划
长期
3
新生录取材料及新生名单
长期
4
委培、代培、自费生计划、合同及名单
长期
5
招生宣传、招生工作总结
短期
6
研究生入学试题及指导教师名册
长期
 
JX14   学籍管理
序号
类目名称
保管期限
1
新生入学登记表
永久
2
学生学籍卡片
永久
3
学生成绩总册
永久
4
在校学生名册
永久
5
学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)
永久
6
学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)
长期
7
学生处分材料
长期
 
JX15   课堂教学与教学实践
序号
类目名称
保管期限
1
各专业教学计划、教学大纲
永久
2
课程建设要求及安排、校历表、课表
长期
3
各二级学院专业课程试题库
长期
4
典型教案、重要备课记录
长期
5
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
短期
6
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短期
JX16   学位
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关学位工作文件材料
长期
2
学校学位评定条例、办法及计划、总结
长期
3
学位委员会会议记录、决定
长期
4
学位委员会授予各层次学位清册
永久
5
本科生优秀学士学位论文(学士学位论文总数的5%)
长期
6
博士、硕士研究生学位论文及评审材料
长期
JX17   毕业生
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关毕业分配的文件材料
长期
2
毕业生工作计划、简报、总结
长期
3
毕业生供需统计、计划、合同
长期
4
毕业生正式分配方案及调配派遣名册
永久
5
毕业生、派遣证存根领取签收册
长期
6
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
 
JX18   教材
序号
类目名称
保管期限
1
自编、主编教材
长期
2
各二级学院各专业使用教材目标
长期
3
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
长期
4
其他有保存价值的自编参考教材
短期
 
JX19   师资培训
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关师资培训工作的文件
长期
2
师资培训管理工作计划、总结、规定
永久
3
教师进修计划、安排、总结
长期
4
教师工作量的规定、执行情况
长期
5
教师业务考核材料
长期
6
师资培训班审批材料
永久
7
招生计划、生源计划
长期
8
录取材料、名册
永久
9
学籍材料
永久
10
毕业生工作材料、名册
永久
附录:存二级学院教学类档案
序号
类目名称
保管期限
1
本科生毕业论文及评审意见
长期
2
课堂教学材料、课程进度表
短期
3
教师任课安排、教案
长期
4
优秀实习报告
短期
5
本专业教学检查、调查材料及总结
短期
6
教师工作量核算、登记材料
短期
 
 
 
 
 
 附件三:
廊坊师范学院教学类档案二级类目代号简表
 JX
 11    综合
        学生运动会、教学评估、优秀教学质量评奖材料入此
 12    学科与实验室建设
        专业设置入此
 13    招生
 14    学籍管理
        学生奖惩材料入此
 15    课堂教学与教学实践
 16    学位工作
 17    毕业生工作
        毕业生信息反馈工作入此
 18    教材
 19    师资培训工作
        高师培训、中小学教师培训材料入此
 

四、廊坊师范学院科研类档案归档范围及保管期限表
KY11   综合
序号
类目名称
保管期限
1
科研行政管理文件材料
长期
2
科研计划管理文件材料
长期
3
科研成果管理文件材料
长期
4
科研经费管理文件材料
长期
5
申取科研基金及有关批复
长期
6
学会工作(学术活动)材料
短期
KY12  科研准备阶段
序号
类目名称
保管期限
1
开题报告与课题调研论证材料
长期
2
任务书、合同、协议书
永久
3
课题研究计划、设计
长期
4
计划执行情况、计划调整或撤销报告
短期
5
课题投资和预、决算材料
短期
KY122   综合
序号
类目名称
保管期限
1
实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)
永久
2
数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)
永久
3
设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)
永久
4
研究工作阶段小结、年度报告
长期
5
配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等
永久
6
样品、标本等实物的目录
永久
KY12—3   总结鉴定阶段
序号
类目名称
保管期限
1
研究报告、研制报告
永久
2
论文专著
永久
3
工艺技术报告
永久
4
技术诀窍报告
永久
5
专家评审意见
永久
6
鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)
长期
7
鉴定证书
永久
8
推广应用意见
长期
9
课题工作总结
长期
KY12—4   申报奖励阶段
序号
类目名称
保管期限
1
研究成果登记表
永久
2
科研成果报告表
永久
3
科研成果奖励申报与审批材料
永久
4
科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)的原件或影印件
永久
5
专利申请书或证书的原件或影印件
永久
KY125   推广应用阶段
序号
类目名称
保管期限
1
转让合同、协议书
永久
2
生产定型鉴定材料
永久
3
成果被引用或投产后反馈意见
短期
4
推广应用方案及实施情况
长期
5
扩大试生产的设计文件、工艺文件
长期
6
成果宣传报道材料
短期
7
对外学术交流材料
长期
注:①自然科学为KY13——1~5
②技术科学为KY14——1~5
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件四:
        廊坊师范学院科学研究类档案二级类目代号简表
 KY
 11    综合
        科研经费管理、学术活动材料入此
 12    社会科学
 13    自然科学
 14    技术科学
 15    其它
 

五、廊坊师范学院基本建设类档案归档范围及保管期限表
JJ11   综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关基建工作的文件
长期
2
基建工作规章制度
长期
3
基建工作计划、总结
长期
4
基建工作总体规划
永久
5
基建上度总结、统计报表
永久
6
基建工程财务预、决算
长期
7
全院性总体规划、设计总平面图
永久
8
水、电、气管道分布图
永久
9
地质勘探、地形测量材料
永久
JJ121   可行性研究
序号
类目名称
保管期限
1
项目建议书及上级批复
永久
2
可行性研究报告
永久
3
项目评估
永久
4
环境预测、调查报告
永久
5
设计任务书及计划任务书
永久
JJ12  设计基础
序号
类目名称
保管期限
1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
永久
3
水文、气象、地震等其它设计基础材料
永久
 
JJ12  设计文件
序号
类目名称
保管期限
1
初步设计
永久
2
技术设计
永久
3
施工图设计
短期
4
设计计算书
长期
5
设计评价、鉴定及审批
长期
 
JJ12  工程管理文件
序号
类目名称
保管期限
1
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
永久
2
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
永久
3
施工执照
永久
4
环保、消防、卫生等,水、电、气、暖供应协议书
永久
5
产权证书
永久
 
 
 
JJ12  施工
序号
类目名称
保管期限
1
土建施工文件
 
(1)开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要
长期
(2)施工组织设计、施工方案、施工技术措施、施工安全措施
长期
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长期
(4)建筑材料实验报告
长期
(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批
永久
(6)土建施工定位测量地质勘察
永久
(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图
永久
(8)隐蔽工程验收记录
永久
(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
永久
(10)分项、分单位工程抽查、评定
长期
(11)交工验收记录证明
长期
(12)竣工报告、竣工验收报告
永久
2
设备及管线安装施工文件
 
(1)开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要
长期
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
长期
(4)隐蔽工程检查验收记录
长期
(5)强度、密闭性试验报告
长期
(6)设备调试记录
短期
(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
(8)系统调试、实验记录
长期
(9)管线清洗、通水、消毒记录
短期
(10)管线标高位置、坡度测量记录
长期
(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定
长期
(12)竣工报告、竣工验收报告
长期
3
电气、仪表安装施工文件
 
(1)开工报告、工程技术要求、图纸会审
长期
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件设备代用审批
长期
(3)调试、整理记录
长期
(4)性能测试和校核
长期
(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
长期
(6)操作、联动试验
短期
(7)电气装置交接记录
短期
(8)中间交工验收记录、工程质量评定
长期
(9)竣工报告、竣工验收报告
长期
 
JJ126   竣工验收
序号
类目名称
保管期限
1
竣工验收报告
永久
2
全部竣工图纸
永久
3
质量评审材料
永久
4
工程现场声像材料
永久
5
竣工验收会议决议文件
永久
JJ127   基建财务、器材管理
序号
类目名称
保管期限
1
财务计划、年度计划
短期
2
工程概算、预算、决算
永久
3
主要材料消耗、器材管理
短期
4
交付使用的固定资产
永久
 
 
 附件五:
        廊坊师范学院基本建设类档案二级类目代号简表
 JJ
 11    综合
       [12]按单项工程设置类目
 
 
 
 

六、廊坊师范学院仪器设备类档案归档范围及保管期限表
SB11   综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件
长期
2
学校仪器、设备管理的规章制度
长期
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料
长期
4
学校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
长期
5
学校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复
长期
6
学校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
长期
SB12   仪器设备项目
序号
类目名称
保管期限
1
申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录)
长期
2
上级或主管领导批复和准购批示
长期
3
订购合同(复印件)和会谈纪要、记录等
长期
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
长期
5
开箱记录及装箱单
长期
6
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
7
验收报告及文件材料
长期
8
索赔来往函件及结果文件
长期
9
设备说明书及全套随机文件材料
与设备
共存
10
使用、检修、故障事故记录(设备履历书)
与设备
共存
11
重大事故的调查分析及处理意见
与设备
共存
12
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备
共存
SB13   实验室建设
 序号
类目名称
保管期限
1
上级有关实验室建设的文件材料
长期
2
实验室论证、评估、申报、审批材料
永久
3
重点实验室建设材料
永久
4
实验室建设计划、总结材料
长期
5
实验室建设统计报表
永久
 
 
 
 
 附件六:
          廊坊师范学院仪器设备类档案二级类目代号简表
SB
11           综合
[12]按设备仪器种类型号设置类目
 
 
 
七、廊坊师范学院出版类档案归档范围及保管期限表
CB11   综合管理
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关编辑出版工作的文件
长期
2
上级召开的编辑出版工作会议文件
短期
3
学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结和重要会议记录
永久
4
学院编辑出版工作规章制度、统计报表
永久
5
编辑出版部门管理工作形成的文件材料
短期
CB1215   出版物项目
序号
类目名称
保管期限
1
编辑出版合同、协议书
长期
2
出版请求和批复
长期
3
原稿(含照片、手迹原件)或复印件(退还作者后应有原稿签收单)
长期
4
各级审稿单或历次审稿意见,与作者的来往信件
长期
5
封面设计图样
短期
6
出版通知单、书刊、音像出版物样品
永久
7
出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单
短期
8
获奖或受查处情况的文件材料
长期
9
有参考价值的读者来信、重要评论
短期
10
再版修改意见
短期
注:以上主要对书稿、音像出版物而言。
 
 
附件七:
廊坊师范学院出版类档案二级类目代号简表
CB
11      综合
12      报纸
13      刊物
14    书稿
15    音像

八、廊坊师范学院外事类档案归档范围及保管期限表
WS11   综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于外事工作的文件材料
长期
2
外事工作规章制度、计划、总结、简报
长期
3
外事工作会议材料
永久
4
外事工作会议材料
长期
WS12   出国(境)
序号
类目名称
保管期限
1
上级对出国(境)人员的有关文件材料
长期
2
国际学术会议论文
长期
3
投寄国外的学术论文
长期
4
出国(境)人员考察、访问材料
长期
5
出国(境)讲学、研究人员有关材料
长期
6
出国(境)进修、留学取得学位及研究成果和各类证书(影印件)
永久
7
国际比赛、竞赛
长期
WS13   来校
序号
类目名称
保管期限
1
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
长期
2
外国官员、各界人士来学校参观访问的文件材料
长期
3
外籍教师、专家、学者及友好人士来学校讲学的讲稿、教材等材料
永久
4
来学校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
长期
5
国际比赛、竞赛
长期
 WS14   国际合作与会议
序号
类目名称
保管期限
1
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
永久
2
学校完成的国际合作项目、成果等材料
永久
3
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
长期
4
授予外籍人员名誉称号的材料
永久
5
双方互赠的礼品、纪念品
长期
 
国际会议的有关材料
长期
WS15   外国留学生工作
序号
类目名称
保管期限
1
录取审批材料
永久
2
学籍登记表、学籍卡片
永久
3
教学计划、大纲、安排
长期
4
学习情况、成绩及评语
永久
5
学位论文及学位证书复印件
长期
6
学生名册
永久
7
学生去向及有关材料
长期
 
 
 
 
 
附件八:
        廊坊师范学院外事类档案二级类目代号简表
     WS
 11   综合
 12   出国(境)
        国际合作与会议材料入WS14 
13    来校
        外国留学生工作材料入WS 15
        国际会议与合作材料入WS 14
14    国际合作与会议
15    外国留学生工作
 

九、廊坊师范学院财会类档案归档范围及保管期限表
CK11   综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关财务会计工作的文件材料
长期
2
学校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
永久
3
学校基金管理工作文件
短期
4
有关财务管理方面的其他材料
短期
5
会计移交清册
长期
6
财会档案移交保管清册
永久
7
财会档案销毁清册
长期
CK12   会计报表
序号
类目名称
保管期限
1
决算报表(含基建综合决算)
永久
2
预算会计报表
短期
3
年度以上规划表、分配计划、测算表
长期
4
年度以上各种统计报表(含工资报表)
长期
5
季度以下各种计划、统计报表
短期
CK13   会计帐薄
序号
类目名称
保管期限
1
涉及外事会计帐簿
永久
2
总帐
长期
3
预算内帐簿(含名细帐、分户或登记帐)
短期
4
预算外帐簿(含名细帐、分户或登记帐)
短期
5
学院专项基金帐薄
短期
6
日记帐
短期
现金、银行存款日记帐
长期
7
固定资产名细帐(卡片)(固定资产报废清理后保管五年)
短期
CK14   会计凭证
序号
类目名称
保管期限
1
涉及外事的会计凭证
永久
2
预算内各种原始凭证、记帐凭证
短期
3
预算外各种原始凭证、记帐帐单
短期
4
学校基金各种原始凭证、记帐凭证
短期
5
银行存款余额调节表
短期
6
会计拨款凭证及其他会计凭证
短期
7
银行对外帐单
短期
8
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
长期
CK15   工资清册
序号
类目名称
保管期限
1
工资发放名册、卡片
永久
2
工资转移、证明、通知存根
长期
3
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片
短期
 
 
 
 
 
 附件九:
廊坊师范学院财会类档案二级类目代号简表
 CK
11           综合
12           会计报表
13           会计帐
14           会计凭证
15           工资清册
奖金、助学金入此
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
十、廊坊师范学院声像载体档案归档范围及保管期限表
(参见十大类档案归档范围及保管期限)
 
 
 
附件十:
        廊坊师范学院声像载体档案二级类目代号简表
      SX                   代码
 11    照片
 12    录音带          A
 13    录像带          V
 14    幻灯片          L
 15    磁盘             RP
 16    影视胶片       F
 17    缩微胶片       M
 18    光盘             RG