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廊坊师范学院
档案工作规章制度
发布时间:2018年04月24日  点击数:
立卷归档制度
第一条  我校档案馆集中统一管理学校的全部档案,各部门有一名领导分管本部门的档案工作,并配备一名兼职档案员负责归档工作。
第二条  部门分管档案工作的领导应督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度,检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作,确保归档材料的齐全完整,保证案卷质量并及时归档。
第三条  兼职档案员负责完成本部门文件材料的归档工作,具体要求如下:
1、热爱档案事业,宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度,忠于职守,钻研业务,提高专业素养。
2、负责本单位档案材料的收集、保管、整理和归档工作,保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。
3、维护档案材料的安全,做好保密工作,及时向档案馆移交档案。
4、接受档案馆的业务指导和监督检查。
第四条  档案归档范围:凡是学校从事管理、教学、科研、招生、后勤服务等各项活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录都属归档范围。
第五条  立卷方法及具体要求
1、归档的文件材料,一般采用黑色激光打印字迹,领导批示签字要采用钢笔或碳素笔书写。永久、长期保存的文件材料要求纸质优良,书写清晰,字迹耐久,保证档案质量符合国家档案保管的要求。
2、按文件材料的自然形成规律立卷,保持文件间的历史联系。先将一年中形成的文件材料进行分门别类,再按保存价值将同类文件材料分出永久、长期、短期三种保管期限,然后以问题特征为主进行排列。
3、卷内文件材料的排列,应正式文件在前,定稿在后;正文在前,附件在后;批复在前,请示在后。
4、待存档的文件材料目录必须录入档案管理系统,由档案馆统一进行分类归档。
第六条 归档时间:
1、党群类、行政类、科研类、财会类、外事类、出版类档案,均按年度归档。一般在次年六月底以前完成。
2、基建类档案在基建项目竣工后三个月内归档。
3、教学类档案按学年归档。
4、设备类档案在设备开箱验收后归档。
5、产品类档案在产品定型(或验收)后两个月内完成归档。在生产销售过程中产生的科技文件材料,按年度归档。
6、声像载体档案、照片档案按年度归档。
 
档案保管制度
第一条 必须建立各类档案移交目录、归档文件目录、案卷目录登记薄。
第二条 接收档案时要按规定办理交接手续,接收档案后要及时做好档案的分类、编目、录入等整理工作。
第三条 各类档案入库时,应检查账、物是否相符。
第四条 档案调阅完毕,必须及时入库,上架时要仔细核对档案柜标识与档号是否一致,避免排列错误。
第五条 到期档案的销毁,按鉴定销毁制度办理,任何档案工作人员不得自行销毁档案。
第六条 如遇档案遗失或损坏,直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告,按《档案法》有关规定,根据情节轻重进行处理。未经批准,保管人员不得将有关案卷、目录擅自注销。
 
档案查借阅制度
第一条 借阅档案必须办理借阅手续。档案原则上不能外借,特殊情况下只借复印件,外借原件要办理特批手续,并严格限制外借时间。
第二条 学校内部各单位借阅本单位档案,须持有本单位介绍信,以证明其身份和查阅目的;部门借阅重要的档案资料,须持原有归档文件整理单位同意的证明;院外利用者须持有本单位的介绍信和本人的身份证。借阅者要认真填写《档案借阅登记簿》。利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。
第三条 查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关部门同意,并经档案馆负责人批准后,按规定办理借阅手续。借阅属于控制使用范围的机密档案,须经档案馆负责人及有关部门负责人批准。利用档案的单位和个人未经档案馆同意,不得擅自公布档案内容。
第四条  借阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得把档案中的内容随意转告他人。利用者未经有关部门或综合档案馆的同意,不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等,不得擅自公布档案内容。严禁出售档案和不归档文件材料,因泄密造成不良影响的,要追查责任,根据情节轻重依法处理。
第五条 档案借出以后,档案馆工作人员要定期催还;归还档案时,要当面检查清点,检查无误后,注销外借手续,按档号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象,应写出书面报告,根据不同情况,上报学校严肃处理。
第六条 档案馆同意摘录或复制的档案、资料,经校对、盖章以后生效。
第七条 凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见,档案馆将维护他们的合法权益。
 
档案安全保密制度
第一条 档案工作人员要严格执行安全保密制度,增强安全保密观念,认真做好档案安全保密工作。
第二条 档案工作人员必须严格遵守国家和学校有关档案保密范围的规定,不得擅自传播有关保密档案的内容。
第三条 档案的密级由归档文件整理单位根据有关文件确定,档案馆进行复核。密级的变更和解密必须按《保密法》和有关法规办理。
第四条 查阅、摘抄、复印密级档案时,必须履行审批手续,并妥善保管好摘抄记录和复制件,使用完毕后,由档案馆收回销毁。
第五条 档案馆内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品,不得在库房内会客和接待非档案馆工作人员。
第六条 认真贯彻执行“八防”方针,建立库房管理责任制,定期检查库房,发现隐患及时向有关领导报告,积极采取应对措施。
第七条 每天工作完毕后,必须把取出的材料及时放入档案柜内,不得放在桌上或随意堆放,下班前要检查门、窗,切断电源、水源,保证安全。
 
档案库房管理制度
第一条 档案库房是集中统一保管学校档案的重地,非档案人员未经许可,不得擅自入内。
第二条 库房内应配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第三条 安全使用电器设备,定期检查电器线路,库房严禁明火装置和使用电炉,严禁存放易燃易爆物品,下班前切断库房电源,关好门窗。
第四条 加强库房技术管理,达到温湿度适宜(标准温度14℃--24,标准相对湿度45%--60%)。要定期打扫库房,保持清洁整齐,库房内不得存放与档案无关的任何物品。
第五条 严格履行借(查)阅制度,借出的档案归还后,应及时放入档案柜,不得随意堆放。
第六条 定期对库房进行安全检查,作好记录,发现问题及时处理。对破损、褪变的档案要及时修补、复制、确保档案的安全。
第七条 库房应配有档案存放位置示意图,并在档案柜上标明所存放档案的起止号,以便查找利用。
档案鉴定、销毁制度
第一条 在分管领导的领导下,档案馆会同有关单位负责人及档案工作人员,按照分工,先个人初鉴、再集体审查的程序,对需要变更密级、销毁、延长保管、向社会开放的档案进行鉴定,具体工作由档案馆组织实施。
第二条 对正在整理归档的材料,要用全面的、历史的、发展的观点鉴定材料的价值,准确把握归档范围和保管期限,有异议的由鉴定小组裁定。根据国家规定,保管期限的时限为:短期10年、长期30年和永久。
第三条 根据科研档案的科学价值,以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用,对科研档案要进行整体鉴定。鉴定时按任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值,划分重大、重要、一般三级。
第四条 对保密期限已满的档案,由鉴定小组提出是否变更密级或解密的意见,报分管校领导批准,作出是否变更密级或解密的决定。
第五条 对超过保密期限的档案,由鉴定小组提出销毁或延长保管期限的意见,报分管领导批准,作出是否向社会开放的决定。
第六条 对已到开放期限的档案,由鉴定小组提出是否向社会开放的意见,报分管校领导批准,作出是否向社会开放的决定。
第七条 销毁档案须填写清单,注明鉴定时间和参加鉴定的人员,并送上级部门指定的销毁地点销毁。销毁时由3人执行,销毁后在清单上签字,并注明销毁日期。
 
档案登记统计制度
第一条 档案馆接受档案后,要及时进行登记、整理并编写目录,统计数据以原始记录为依据,做到准确可靠。
第二条 档案工作人员对档案的收集、移交、整理、保管、鉴定、利用、销毁等情况均应登记、统计,力求准确无误。
第三条 及时对档案利用效果进行收集和统计,并加以汇总整理。
第四条 定期进行档案安全检查和库房温度湿度检查,认真做好记录。
第五条 按规定时间向上级和档案部门填报档案情况统计表。