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廊坊师范学院
档案实体分类实施细则
发布时间:2018年04月24日  点击数:
为逐步实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,便于档案的保管和利用,根据《高等学校档案实体分类法》,特制定本实施细则。
一、体系结构
(一) 一级类目的划分与标识
根据学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,将档案分为十大类,确定十个一级类目。
一级类目的标识由类目名称主词的汉语拼音第一个字母组成。其类目名称、标识符号、主要内容见下表。
档案实体分类一级类目表

序号

类目名称

标识符号

主要内容

1

党群

DQ

党群各部门在工作中形成的文件材料

2

行政

XZ

行政各部门在工作活动中形成的文件材料

3

教学

JX

教学管理和教学实践活动中形成的文件材料

4

科研

KY

科研管理和科研实践活动中形成的文件材料

5

基建

JJ

基建管理和项目建设、修缮过程中形成的文件材料

6

设备

SB

仪器设备管理、购置、安装、维修中形成的文件材料

7

出版

CB

出版工作管理、出版过程中形成的文件材料

序号

类目名称

标识符号

主要内容

8

外事

WS

外事工作管理、外事工作活动中形成的文件材料

9

财会

CK

财务工作管理、会计核算活动中形成的文件材料

10

声像

SX

照片及底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片等

(二) 二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分。为便于档案的编号、排架、检索和利用,根据该档案形成的规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,再设置若干个二级类目。
二级类目的标识由阿拉伯数字“双位制”组成,与一级类目符号连写。综合为“11”,其余为“12”、“13” ……,但“10”、“20” ……带“0”的数字不用。
如:党群类(DQ)一级类目与二级类目标识方法如下:
DQ11     党务综合(党办)
DQ12     纪检
DQ13     组织
DQ14     宣传
DQ15     统战
……      ……
(三) 三级类目的扩展与标识
三级类目是对二级类目的再细分,其标识符号、标识方法和二级类目相同
如:教学类(JX)的二级类目“招生工作”(13)包括研究生、本专科、成人三种教育类型,为便于档案的编号、排架、检索和利用,须再扩展三级类目,其标识方法为:
 JX13.11研究生教育招生工作
 JX13.12本专科生教育招生工作
 JX13.13成人教育招生工作
                     二、档号编制
 档号是存取档案的代号、排架的依据。
 (一)档号的结构
 1、档号包括全宗号、年度号、分类号、案卷号四部分。
 2、年度号由四位阿拉伯数字组成:2000. 2001.......
 3、分类号一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目代号组成,扩展到三级类目的,须由一、二、三级类目代号连写组成。
 4、案卷号即每卷档案的编号。
 (二)档号的模式
 我校档号的模式为:
 年度号+分类号+案卷号
 (三)档号的标识
 档号的标识方法采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间用符号“——”连接。如2001年《关于2001-2002学年度第一学期教职工理论学习的安排意见》的档号,其标识方法为:
2001-DQ14-116
三、分类主表
DQ    党群工作
11    党务综合(党办)
总支、直属支部综合材料入此
12      纪检
13      组织
14      宣传
15     统战
         民主党派材料入此
16     学生工作
17     工会
        妇女工作、教工运动会材料入此
18    团委
       学生社团材料入此
XZ    行政管理
11    综合(院办)
 教代会、学院评估、校史(志)工作及院、系、所等综合材料入此
12    人事
13    监察
14    审计
15    老干部
16    保卫
17    后勤
18    图书
19    档案
JX    教学工作
 11   综合
       教学评估、优秀教学奖、学生运动会材料入此
 12   学科与实验室建设
       专业设置材料入此
 13   招生工作
 14   学籍管理
       学生奖惩材料入次
 15   课堂教学与教学实践
 16   学位
 17   毕业生工作
       毕业生信息反馈材料入此
 18    教材
 19    师资培养
        高师培训、中小学教师培训材料入此
 (注:①13-18依本科生、专科生、成人顺序扩展三级类目,依次为12、13、14。
     ②19依高师培训、中小学培训顺序扩展三级类目,依次为12、13。)
KY    科学研究
 11    综合
        科研经费管理、学术活动材料入此
 12    社会科学
 13    自然科学
 14    技术科学
 15    其它
 JJ    基本建设
11     综合
12    单项工程项目(按归档顺序排列)
SB    仪器设备
11    综合
12    仪器设备项目
CB    出版工作
11    综合
12    报纸
13    刊物
14    书
15    音像
(注:13-15按社会科学、自然科学、其它顺序排列)
WS    外事工作
11    综合
12    出国(境)
13    来校
14    国际合作与会议
15    外国留学生工作
CK    财会工作
11      综合
12      会计报表
13      会计帐薄
14      会计凭证
15      工资清册
        奖金、助学金入此
SX    声像
12      照片及底片
13      录音带
14     录像带
15     幻灯片
16     磁盘
17     影视胶片
18     缩微胶片
19     光盘